Een zwarte kant van grijs HRM.

De afgelopen 3 maanden hebben we ons gefocused op de rol van sollicitant. Waarom? Uit mijn directe omgeving, van de deelnemers van klankbordgroepen, seniore werkzoekende, allochtonen op zoek naar een baan, horen we al tijden negatieve berichten over de bejegening van sollicitanten. Ze krijgen geen reactie op hun sollicitatie of geen informatie over de procedure of afwijzing, worden niet behoorlijk te woord gestaan en van het kastje naar de muur gestuurd, worden ondanks een geschikt profiel nooit uitgenodigd voor een gesprek vanwege hun afkomst of leeftijd. We hebben dit jarenlang ontkent en bestreden met argumenten uit het dagelijks werk.  Dus dan maar eens under-cover.......

Vanaf 1 december 2010 hebben we 2 HRM-ers gevolgd die wekelijks circa 5 sollicitaties de deur uitgededen op zoek naar een serieuze vaste baan. Een goede brief en prima CV, getoetst door diverse deskundigen, vormden de basis van hun sollicitatie. De kandidaten voldeden niet aan de definitie allochtoon maar wel aan 45+. Dus was ik benieuwd of zij ook te kampen kregen met vooroordelen. Ze solliciteerden op vacatures die pasten bij hun interesse en het vakgebied. 17% Was MBO+ niveau, 56% op HBO niveau en 27% op WO niveau. Ook niet belemmerd door standplaats woonden de kandidaten zodanig dat ze 1 uur reistijd naar de standplaats hadden of anders bereid waren te verhuizen. Zelfs naar België in één specifiek geval.

Het resultaat was interessant. 

Van de 45 sollicitaties via email of internet werd weliswaar 96% direct of binnen 3 werkdagen bevestigd. De negatieve geluiden van "nooit iets van gehoord" werden niet herkend door de sollicitanten.

De kandidaten ontvingen altijd een keurige email of brief met bericht van afwijzing. Van de 45 sollicitaties werden er 39 in de kiem gesmoord.

Iedere organisaties deelde keurig mede dat "het profiel minder goed aansloot op de vacature en dat de voorkeur gegeven werd aan een meer geschikte kandidaat" (standaardzin). Bij het nabellen werd in bijna alle gevallen tijd vrij gemaakt om de afgewezen kandidaat te woord te staan. Opmerkelijk waren de uiteeenlopende argumenten - of zijn het smoezen om mee weg te komen- die werden aangegeven in het telefoongesprek, te weten:

• de vacature is uit de markt gehaald (later zagen we de vacatures gewoon weer op het internet)
• te veel kandidaten (de keuze is royaal, dus we zoeken de beste kandidaat er uit)
• het is intern opgelost (door herplaatsingen en reorganisaties was er een voorkeur voor een interne kandidaat)

Bij doorvragen naar de reden waarom zij een minder geschikte kandidaat waren, kwam naar voren:

• Te veel of te weinig ervaring
• te veel of te weinig leidinggevende capaciteiten
• te veel opertaioneel en te weinig beleidsmatig of juist andersom
• te veel een generalist of juist te veel een specialist op HRM
• een verkeerd netwerk
• over- of ondergekwalificeerd
• te veel een solist en te weinig ervaring met teamwerk of andersom.

Uiteindelijk werden de beide dames 6 maal voor een eerste gesprek uitgenodigd. De uitnodigingen voor een eerste of tweede gesprek waren allen met zorg gemaakt. De benodigde informatie (route, tijd, locatie, parkeren, melden etc.) werden toegestuurd, zodat er geen onduidelijkheden waren en een goede voorbereiding mogelijk was. De kandidaten zijn het hele land doorgereisd voor de gesprekken. Van Leewarden tot Eindhoven en Rotterdam. Eén van de organisaties voerde bij het eerste gesprek een conference call. Dat werkte zeer goed. Voor een tweede gesprek was een face-to-face meeting georganiseerd.

Opmerkelijke situatie.

Eén organisatie had op 17 februari een afwijzigingsbrief gestuurd met de zin "Indien u vragen heeft over de sollcitatieprocedure of deze (afwijzings)brief, mag u contact opnemen met bovengenoemde medewerker". Bij het nabellen op 22 februari waren alle gegevens al vernietigd en bleek de nieuwe medewerker al op 14 februari aan de slag te zijn. De HRM-er bood weliswaar excuses aan, maar leek niet erg onder de indruk (gebeurt blijkbaar vaker).

Kortom:

Na 3 maanden was het onze HRM-ers niet gelukt een vaste baan te vinden. Teleurstellend! We evalueerden het als volgt:

Rationeel: Per saldo was er geen positief resultaat. Het verbaasde ons zelf dat zelfs ervaren HRM-ers niet altijd grip hebben op een succesvolle sollicitatie. De volle markt van kandidaten geeft voor elke sollicitant veel concurentie: oud/jong, ervaring of niet, specialist/generalist. De profielen en functie-eisen werden doorgaans niet echt gevraagd. In veel vacatures was er sprake van een overgekwalificeerde vraag, maar door het grote aanbod neemt de werkgever geen genoegen met een starter (laag salaris, weinig ervaring) of een "oude rot in het vak" (hoog salaris, veel ervaring). Tevreden waren we over het proces en het feit dat bijna elke HRM-afdeling een adequate reden kon aandragen voor de afwijzing. We herkennen niet de horkerige bejegening maar merken wel op dat het ontvangen van afwijzigingen op het emotionele vlak zijn werking heeft. Er is nooit gesproken over de factor "Leeftijd", maar er is wel ingegaan op leeftijdsafhankelijke factoren zoals flexibiliteit, nieuwe media, netwerk, ervaring en salarisniveau.

Emotioneel: Misschien omdat elke sollicitatie vooraf ging van een behoorlijke voorbereiding en tijdinvestering om een goede -op maat gemaakte- sollicitatiebrief te maken en het CV zodanig informatief en aantrekkelijk te maken, was elke afwijzing een domper. Het niet ontvangen van een sollicitatiebevestiging maakte onzeker, evenals het ontbreken van informatie over de (onjuiste) sollicitatieprocedure. Op de één of andere manier zoekt een kandidaat naar bevestiging en ervaart een afwijzing als een persoonlijke afkeer ("We moeten jou niet"). In de gesprekken kregen de HRM-ers in alle gevallen een gastvrij ontvangst en informatie die er toe deed. Ze voelden zich snel op hun gemak. Toch bleek de teleurstelling na drie maanden bijzonder groot te zijn!

Samenvattend: We moeten onze scepsis ietwat bijstellen. Het is inderdaad deprimerend als je telkens na een goede inleving en investering in tijd het deksel op de neus krijgt. Het maakt je tenslotte murw en je positieve uitstraling vervliegt met de minuut. Toch blijkt dat per saldo een goede voorbereiding wel resultaat geeft. Weliswaar geen baan, maar wel ervaring en herkenning van de sollicitatie en het proces. Je voelt al heel snel aan of de sollicitatie een kans van slagen heeft of niet.

Tip: Solliciteer alleen op die banen die je écht aanspreken en je ook daadwerkelijk zou willen doen. Maak niet te veel "toneeluren" door ook te solliciteren op banen die eigenlijk niet interessant zijn (te hoog, te laag, te ver, te veel, etc.). Het telkens ontvangen van een afwijzing geeft een negatief gevoel en beperkt de positieve houding voor de juiste baan. Dus FOCUS!!