We kunnen niet zonder je, maar gaan het wel proberen.

Vergeeld hangt deze spreuk al een jaar op mijn prikbord en telkens als ik langsloop kan ik de neiging tot glimlachen niet onderdrukken: "We kunnen niet zonder je, maar gaan het wel proberen". De uitspraak zegt namelijk heel veel. Er is een afscheid, een definitief afscheid, een nieuw begin en een prettige relatie. Het zijn dé uitgangspunten bij een exitgesprek. En waarom?.............

De genoemde uitgangspunten vormen mijlpalen.
Zo was er eerst een prettige arbeidsrelatie en door omstandigheden is er door één of beide partijen besloten om te stoppen. Niet zo maar, maar (voorlopig) voorgoed. Het geeft beide partijen weer een nieuw beginpunt. Ieder slaat een nieuwe weg in en (dat is de bedoeling) denkt nog regelmatig terug aan de goede herinneringen. Het ideale plaatje. Maar er is meer........



Het geeft u een UNIEKE kans:
Exitgesprekken kunnen een ongewenst (hoog) verloop in de nabije toekomst voorkomen, want het is hét HR-instrument bij uitstek om problemen en vragen in een organisatie boven tafel te krijgen. Komen bepaalde klachten of opmerkingen steeds terug? Zijn er onduidelijkheden of lopen medewerkers om dezelfde reden vast? U krijgt het in een exitgesprek op een presenteerblaadje. Want als er één moment is waarop de medewerker open en eerlijk kan zijn over zijn ervaringen en de "vuile was" buiten durft te hangen, dan is dat wel bij zijn vertrek. Hij heeft niet meer te verliezen en kan kritiek uiten op alles en iedereen die hem dwars zat. Hij kan zijn hart luchten en de organisatie kan daar haar voordeel mee doen. Het is misschien soms ongezouten kritiek, maar wel goud waard.

Informatie.
Exitgesprekken zijn, mits goed voorbereid, een manier om kennis te vergaren en iets met de informatie te doen. Is het een HR kwestie of is het de taak van de lijnmanager? Een aloude vraag, die per organisatie naar eer en geweten kan worden ingevuld. Maar áls je exitgesprekken voert, is het goed om aan iedereen die de organisatie verlaat een uitnodiging te sturen, ongeachte de functie, het aantal dienstjaren of de reden van vertrek. Ook de disfunctionerende medewerker? De belangrijkste voorwaarde is  echter de vrijwillige basis.

Gesprek.
Ik heb ellelange vragenlijsten gezien, waarbij niet alleen de uiteindelijke respons vrij laag was (door gebrek aan persoonlijke benadering), maar ook de medewerker zich niet altijd kon uitspreken door de gestructureerde aanpak. De antwoorden kwamen vaak neer op de voorgestelde items van "beperkte kinderopvang", "te weinig scholings/opleidingsmogelijkheden", "te weinig uren" of "niet voldoende perspectief". Hoe terecht deze kritiek ook is, wellicht is het niet de ware en achterliggende reden voor het vertrek. Een combinatie van open en gesloten vragen levert meer (bruikbare) informatie op. Al heeft persoonlijke gesprek de voorkeur boven een standaard formulier als u écht om kwaliteit geeft.

Fit.
De meesten medewerkers haken af als ze niet meer passen (lees: fit) bij de organisatie. Door een verandering ontstaat er onbalans in werk & privé en passen allerlei arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden niet meer bij hun werkstrategie. Soms zien ze na jaren in de structuur van de organisatie veranderingen optreden waar ze ontevreden of teleurgesteld over zijn. In veel gevallen "ontgroeien" de medewerkers de organisatie, omdat zij zich in een bepaalde richting of specialisme ontwikkelen, waar het bedrijf (nog) niet aan toe is.
Al deze kwalitatieve informatie geeft u kennis om bij de volgende MT vergadering eens op de agenda te zetten. "Wat vinden wij van deze info, willen wij dit? en wat gaan we hiermee doen?"

Werving.
Wát ook de reden van vertrek is, de tweede belangrijke reden voor het voeren van exitgesprekken is dat uw medewerker een levenslange reclamezuil kan zijn voor uw organisatie. Of niet! Op verjaardagspartijtje, bruiloften en op een zonnige vakantieterrasje komt de (oud)werkgever vaak ter sprake. Laat uw ex-medewerker voor u reclame maken door te vertellen hoe fijn hij/zij bij u heeft kunnen werken. Een goed vertrek geeft u deze mogelijkheid.

Een aantal tips om voor een goed exitgesprek:

• Voer een gesprek in de laatste aanwezige werkweek, dan is er nog voldoende feeling met de organisatie en durven medewerkers meestal wel vrij uit te spreken.
• Luister naar wat medewerkers u vertellen en vraag door. Hij/zij vertelt het u maar 1 keer.
• Ga niet in discussie, zorg voor een neutrale maar geïntereseerde houding  en sluit positief af.
• Probeer een medewerker niet over te halen om toch te blijven., maar zoek naar een mogelijke samenwerking. Gaat uw mederwerker werken bij een toeleverancier, een ketenpartner of ondersteunende dienst geeft dit u de perfecte contactpersoon/aanspreekpunt.
• Gooi de deur nooit dicht, maar creëer een mogelijkheid om later terug te keren bij de organisatie. Hoe vaak blijkt het gras niet groener te zijn bij de buren....
• Geef aan dat de organisatie altijd blij is met tevreden medewerkers....... AVAfit!